Faktureringsprogram för hantverkare – vad du faktiskt behöver
Vad en faktura måste innehålla enligt lag, vad ROT kräver extra, och vilka funktioner som gör skillnad när du fakturerar från bilen.
Det finns hundra faktureringsprogram. Skillnaden för dig som hantverkare ligger inte i antalet funktioner, utan i om programmet klarar tre saker: ROT-underlag, material på egna rader, och att gå att använda med en hand i en skåpbil.
Vad fakturan måste innehålla
Enligt momsreglerna ska en faktura normalt innehålla:
- Fakturadatum och ett unikt löpnummer
- Ditt företags namn, adress och momsregistreringsnummer
- Kundens namn och adress
- Varornas eller tjänsternas art och omfattning
- Datum när arbetet utfördes
- Beskattningsunderlag per momssats, momssats och momsbelopp
- Vid omvänd byggmoms: hänvisning till det och kundens momsregistreringsnummer
Fakturor är också räkenskapsinformation enligt bokföringslagen och ska bevaras. Det räcker inte att ha dem i telefonens bildrulle.
Det som är extra för hantverkare
Arbete och material separat. Utan den uppdelningen kan du inte räkna ut ROT-underlaget, och kunden kan inte kontrollera vad hen betalar för.
ROT-avdrag på fakturan. Avdraget dras direkt från kundens belopp, och du behöver personnummer och fastighetsbeteckning eller lägenhetsnummer plus föreningens organisationsnummer.
Omvänd byggmoms mot byggföretag. Fakturerar du en annan byggföretagare som säljer byggtjänster vidare ska du normalt inte lägga på moms, utan hänvisa till reglerna. Blandar du ihop det med en privatkundsfaktura får du rätta i efterhand.
ÄTA som egna rader. Tillägg som ligger osynligt inbakat i en klumpsumma är det du får bråka om.
Funktioner som faktiskt sparar tid
| Funktion | Varför den betyder något |
|---|---|
| Offert som blir faktura med ett klick | Du skriver aldrig samma rader två gånger |
| Prislista med enhet och momssats | Slut på huvudräkning |
| Kvitton fotade och kopplade till jobb | Materialet hamnar på rätt kund direkt |
| ROT-markering per rad | Underlaget räknas ut automatiskt |
| Påminnelser på obetalda fakturor | Pengar in utan obekväma samtal |
| Fungerar i mobilen | Annars görs det på kvällen, eller inte alls |
Vad du kan hoppa över
Avancerad projektredovisning, tidrapportering i femton nivåer och integrationer du aldrig kommer koppla. Ett litet hantverksföretag behöver få rätt siffror ut, inte fler fält att fylla i.
Den riktiga flaskhalsen
För de flesta enmans- och fåmansföretag är problemet inte fakturaprogrammet – det är sträckan från "jobbet är klart" till "fakturan är skickad". Där ligger kvittona i handskfacket, ÄTA finns bara i minnet och kundens personnummer är någonstans i sms-tråden.
Lösningen är att materialet samlas in medan jobbet pågår: kvitto fotas och läggs på jobbet direkt, tillägg godkänns när de uppstår, personnummer efterfrågas redan i offerten. Då är fakturan ett par klick, inte ett kvällsprojekt.
Det är exakt vad Verkmästarn bygger på: du berättar vad som hänt, systemet håller ordning på underlaget, och fakturan är i princip färdig när du markerar jobbet som klart.
Källor
- Skatteverket – Faktureringsskyldighet och fakturans innehåll
- Bokföringslagen (1999:1078)
- Skatteverket – Rot och rut för företag
Vi kontrollerar belopp och regler mot myndighetskällor, men regelverk ändras – dubbelkolla alltid inför en affär.
Vanliga frågor
- Vad måste en faktura innehålla?
- Fakturadatum och unikt löpnummer, ditt företags namn, adress och momsregistreringsnummer, kundens namn och adress, tjänstens art och omfattning, datum för utfört arbete, beskattningsunderlag per momssats, momssats och momsbelopp. Vid omvänd byggmoms krävs hänvisning till det och kundens momsregistreringsnummer.
- När gäller omvänd byggmoms?
- Omvänd byggmoms gäller normalt när du säljer byggtjänster till en företagare som i sin tur säljer byggtjänster vidare. Då lägger du inte på moms utan hänvisar till reglerna på fakturan. Mot privatkund gäller vanlig moms.
- Hur länge måste jag spara fakturor?
- Fakturor är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen och ska bevaras på ett varaktigt sätt. Kontrollera aktuell bevarandetid i bokföringslagen, och spara dem i systemet – inte bara i telefonens bildrulle.
Slipp fakturera på kvällen
Verkmästarn samlar kvitton, ÄTA och ROT-underlag medan jobbet pågår, så fakturan är i princip klar när du markerar jobbet som färdigt. Vi öppnar snart för de första pilotfirmorna – anmäl dig till väntelistan.
Anmäl dig till väntelistan